La agencia de comunicación Bacana ofrece diez tips útiles para mejorar las habilidades de comunicación en el teletrabajo 

El teletrabajo ya no es una opción, sino que ahora se ha convertido en una necesidad debido a la crisis sanitaria global que estamos viviendo en todo el mundo. Según la agencia de comunicación Bacana, las empresas de comunicación debemos ser las primeras en pararnos a pensar la mejor manera de mantener la cultura de la empresa, al equipo comprometido y la productividad de la empresa, ya que en la comunicación está la clave de hacer de esta nueva situación, una nueva forma de trabajar. 

La comunicación ayudará a mantener los equipos productivos y cohesivos y a llevar el mismo ritmo de trabajo. Pero, ¿cuál es la mejor manera de comunicarse?  

Bacana ofrece los siguientes 10 consejos para optimizar la comunicación sea cual sea tu empresa durante el teletrabajo:  

1. Sea proactivo en la comunicación con su equipo  

Cuando trabajas desde casa, debes ser proactivo en mantener abiertas las líneas de comunicación para que nadie se sienta aislado o abandonado. Para dar ejemplo, los líderes o la dirección de la empresa deben ser los primeros en iniciar está comunicación por la mañana, a primera hora, fomentando la responsabilidad, la puntualidad y el compromiso de todo el equipo. 

2. Programe llamadas diarias regulares  

Las llamadas regulares diarias le permitirán sincronizar las prioridades del día, resolver cualquier problema que requiera atención urgente, mantener el mismo ritmo de trabajo entre todos y, sobre todo, y más importante, saber cómo están sus empleados en su vida personal.  

En estos momentos de crisis sanitaria, toda consideración es poca, y los líderes de las empresas deben ser los primeros en preocuparse por sus empleados incentivando así el ambiente y la cultura de equipo. Cuando su equipo se sienta conectado, serán mejores colaboradores y se sentirán parte fundamental de su empresa.  

3. Establezca expectativas y objetivos desde el principio  

No hay que asumir que todo el mundo puede estar disponible las mismas horas para hacer llamadas de equipo. Establezca desde el principio una serie de tareas/objetivos/expectativas diarias o semanales para que su equipo sepa en todo momento lo que se espera de él y pueda organizar su tiempo de la mejor manera posible.

Tenga en cuenta que, en estos momentos, muchos padres de familia tienen que cuidar de sus hijos a la vez que trabajan, y no se puede esperar que tengan los mismos horarios que tienen en la oficina sin ninguna distracción. Permítales flexibilidad en este sentido, pero sin que pierdan de vista sus objetivos y responsabilidades.  

4. Solicitar preferencias de comunicación 

 El teletrabajo permite explorar diferentes formas de comunicación. Infórmese sobre las preferencias que tiene su equipo o sus clientes sobre la forma en la que prefieren comunicarse: si por videoconferencia, teléfono, correo electrónico o mensajería instantánea. Esto le permitirá satisfacer las necesidades de cada uno de ellos y abrir varias vías de comunicación que harán el trabajo mucho más cómodo, satisfactorio y productivo para todos.  

5. Evite consultar el progreso de su equipo todo el tiempo  

Puede sentirse obligado a consultar varias veces al día el progreso de ciertas tareas de su equipo, pero esto puede ser una distracción y también envía el mensaje equivocado de que no confía en ellos para hacer su trabajo. En vez de eso, establezca como decíamos en uno de los puntos anteriores unas tareas/objetivos diarios o semanales demostrando que confía en sus empleados para administrar su tiempo de la manera que ellos consideren más efectiva.  

6. Adopte nuevas herramientas de comunicación  

En Bacana utilizamos Microsoft Teams, una herramienta que permite comunicarte en tiempo real con quien quieras, crear equipos por tareas/clientes/departamentos, hacer video llamadas y compartir documentos de forma online.  

Esta es solo una de los miles de herramientas que se pueden utilizar para mantener el contacto diario con el equipo y evitar lo máximo posible el correo electrónico, ya que ralentiza muchas veces la comunicación. Otras opciones similares son Zoom o Trello.   

7. Revisa tu tono  

Ahora que el lenguaje corporal y las expresiones faciales no acompañan a nuestro mensaje debido a la distancia, debemos prestar especial atención a los mensajes que mandamos a través de correo electrónico o mensajería instantánea. Ahora el texto escrito cobra más peso, por lo que Bacana recomienda revisar bien siempre el tono de tu mensaje antes de darle a enviar para evitar malos entendidos.

8. Da prioridad a las llamadas de video  

Si es posible hacer video llamadas todos los días, priorícelas. Hará que su equipo no se descuide, preste atención a su imagen personal y creará una mejor conexión entre todos. Verse las caras, siempre ayuda a mantenerse más unidos y atentos a la conversación.  

9. Da más tiempo en la entrega de tareas  

Teniendo en cuenta que los empleados deben adoptar nuevos hábitos de trabajo mientras tratan de cuidar y educar en casa a sus hijos al mismo tiempo, debemos ser comprensivos y darles a todos un poco de margen en la entrega de tareas si estas se retrasasen.  

10. Mantenga viva la cultura de la oficina  

Si los viernes a medio día hacían siempre un brunch para dar la bienvenida al fin de semana, siga haciéndolo, aunque sea por video llamada. Eso hará que su equipo siga manteniendo el mismo espíritu que en la oficina y que se relacione con sus compañeros dejando a un lado el trabajo por un momento.